Jak przygotować podsumowanie spotkania z klientem?
Notatkę ze spotkania najlepiej przesłać klientowi e-mailem jeszcze tego samego dnia. To nie tylko uprzejmy gest, ale przede wszystkim dowód zaangażowania i autentycznego zainteresowania zapytaniem lub problemem, z którym klient zwrócił się do naszej kancelarii.
Jak przygotować notatkę ze spotkania?
- W trakcie spotkania – notuj najważniejsze ustalenia – to pomoże później sporządzić podsumowanie. Zapisuj przede wszystkim to, co obiecujesz klientowi (przesłać, dostarczyć, uzyskać) oraz uzgodnione terminy. W sporządzaniu notatek podczas rozmowy nie ma nic niewłaściwego – przeciwnie, świadczy o tym, że zależy nam na dokładnym poznaniu i rozwiązaniu problemu klienta.
- Na wstępnie podziękuj za spotkanie, wyraź nadzieję, że dla klienta było ono równie miłe jak dla Ciebie.
- Prosto, zwięźle i konkretnie – najlepiej w punktach – ujmij problemy poruszone kwestie.
- Podsumuj ustalenia – wskaż możliwe sposoby rozwiązania problemu i przedstaw swoją rekomendację.
- Nie wchodź w szczegóły, nie rozpisuj się, nie używaj specjalistycznego słownictwa, nie staraj się zaimponować wiedzą i elokwencją– nie zwracasz się do kolegi po fachu, ani do urzędu. Nie trać czasu klienta.
- Pamiętaj, że w praktyce klienta interesują dwie rzeczy: jak rozwiązać problem i ile to będzie kosztowało.
- Nie stosuj gotowców, podejdź do klienta indywidualnie – zwróć się wpisując imię i nazwisko, powołaj datę i podaj miejsce, w którym odbyło się spotkanie.
- Zakończ zapewnieniem, że w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości pozostajesz do dyspozycji klienta. Aby ułatwić kontakt w podpisie podaj adres mailowy i numer telefonu pracownika prowadzącego sprawę lub swój, jeśli problem wymaga Twojego dalszego zaangażowania.
- Wykorzystaj kontakt dla celów promocyjnych – w końcowej części maila – pod podpisem (stopką) zaproś do odwiedzenia strony internetowej kancelarii albo zachęć do zapisania się na newsletter firmowy. Logo kancelarii lub inny element graficzny sprawi, że przekaz będzie bardziej atrakcyjny w odbiorze.
- Archiwizuj notatki ze spotkań – dzięki temu w łatwy sposób odtworzysz przebieg sprawy i sprawdzisz, jakie informacje zostały już przekazane klientowi. Sporządzone notatki będą też pomocne przy ustalaniu honorarium za obsługę.